Allgemeine Informationen

Der "Harzer Hexentrail" findet am Samstag den 25.08.2018 in Osterode am Harz statt. Es handelt sich um einen Spendenlauf, welcher in Teams absolviert wird, welche aus mindestens vier bis maximal sieben Teilnehmern bestehen. Die Teilnehmer eines Teams absolvieren die Strecke gemeinsam - es handelt sich nicht um einen Staffellauf.

Die Streckenlänge beträgt ungefähr 60km mit ca. 1900 Höhenmetern. Als alternative Variante gibt es auch die Möglichkeit, eine Strecke von ungefähr 35km Länge mit gut 1200 Höhenmetern zu bestreiten. Die Streckenführung des Harzer Hexentrails wird jedes Jahr neu festgelegt.

Der Start für die 60KM-Variante ist in Bad Lauterberg (vor dem REWE-Markt im Luttertal) um 6:00 Uhr. Der Start der 35KM-Variante ist um 10:00 Uhr in Herzberg (Marktplatz). Für die teilnehmenden Teams besteht die Möglichkeit eines Bustransfers von Osterode aus zu den Startorten. 

Das Ziel ist an der Stadthalle in Osterode am Harz und muss von den Teams innerhalb von maximal 15 Stunden (9 Stunden für die Teilnehmer an der 35km-Variante = Zielschluss um 19:00 Uhr) erreicht werden. Zielschluss für die 60KM-Teams ist entsprechend um 21:00 Uhr. Anschließend findet in der Stadthalle die Verlosung der Spendensumme statt.

Die Streckenführung variiert von Jahr zu Jahr und wird bekanntgegeben, sobald die Streckenplanung abgeschlossen ist. Das ORGA-Team behält es sich vor, am Veranstaltungstag bei schwierigen Witterungsbedingungen (z.B. starkem Regen) die Streckenführung zu verändern.

 

Anmeldung und Kosten

Für die Teilnahme an dem Lauf kann man die Teams über die Plattform "raceresult" anmelden. Ein Link zu dieser Plattform ist auf der Seite http://www.harzer-hexentrail.de zu finden. Der Anmeldeschluss ist der 31.07.2018.

Das Mindestalter für die Teilnahme an der Veranstaltung beträgt 16 Jahre. Minderjährige dürfen nur dann am Harzer Hexentrail teilnehmen, wenn die körperlichen Voraussetzungen gegeben sind und eine Einverständniserklärung der Erziehungsberechtigten vorliegt. 

Die Teilnahme kostet eine Startgebühr in Höhe von 50,00€ pro teilnehmender Person sowie einer Mindestspende von 120,00€ pro Teilnehmer. Ein Vierer-Team hat also Startgebühren in Höhe von 200,00€ sowie eine Mindestspende in Höhe von 480,00€ zu tragen - bei einer Aufstockung der Teamgröße wird entsprechend addiert.

Informationen zu Nach- und Ummmeldungen: Siehe unten.

Staffelung: Ab dem 15.06.2018 erhöht sich das Startgeld pro Person auf 60,00€. Die Höhe der Teamspende verändert sich nicht.

Die Startgebühr in Höhe von 200,00€ (bei Anmeldung bis zum 14.06.2018 und vier Teilnehmern, ansonsten entsprechend höher) bzw. in Höhe von 50,00€/60,00€ bei Nachmeldungen von Einzelpersonen in Teams wird bei der Anmeldung direkt per Lastschriftverfahren über die Plattform "raceresult" eingezogen.

Bei Nichtteilnahme am Harzer Hexentrail besteht kein Anspruch auf eine Rückzahlung von Start- und Spendengeldern. 

Limitierung: Der Veranstalter limitiert die Teilnehmerzahl auf maximal 500 Teilnehmer in einer entsprechenden Anzahl an Teams.

Für die teilnehmenden Teams besteht die Möglichkeit eines Bustransfers von Osterode aus zu den Startorten. Der Bus nach Bad Lauterberg (Start der 60KM-Variante) fährt um 4:45 Uhr an der Schachtrupp-Villa (Kurpark, Zielbereich) ab. Teilnehmer, welche diesen Bustransfer in Anspruch nehmen möchten, können dieses im Rahmen der Anmeldung auf "raceresult" verbindlich anmelden. Die Kosten für den Transfer betragen 5,00€ pro Person (zusätzlich zum Startgeld) und werden beim Abholen der Startunterlagen von den Teams in bar kassiert.

Der Bus nach Herzberg (35KM-Variante) fährt um 9:00 Uhr an der Schachttrupp-Villa (Kurpark, Zielbereich) ab und ist für die Teilnehmer des Harzer Hexentrails kostenlos (im Startgeld inkludiert).

Vor Ort gibt es im Rahmen der Startnummernausgabe keine Tickets für den Bustransfer nach Bad Lauterberg zu erwerben. Bis zum 31.07.2018 können jedoch noch Plätze für einen Bustransfer von bereits angemeldeten Teams nachträglich gebucht werden (per formloser Mail mit Anzahl der Tickets und Teamname an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! ).

 

Spendengelder und Spendenbescheinigungen

Die Spenden müssen nicht als Gesamtsumme eingezahlt werden, sondern können auch in mehreren Einzelbeträgen überwiesen werden.

Die Spendengelder werden auf folgendes Konto der Sparkasse Osterode am Harz überwiesen: IBAN: DE 3826 3510 1500 0001 6311 (Kontoinhaber: Stadt Osterode am Harz). Alle Spendengelder müssen bis spätestens den 31.07.2018 überwiesen worden sein.

Bitte darauf achten, dass im Verwendungszweck immer die Teamnummer bzw. der Teamname angegeben ist, damit die Gelder entsprechend zugeordnet werden können.

Die Stadt Osterode am Harz sendet allen Spendern mit einer Spendensumme ab 200,00€ im Anschluss an die Veranstaltung eine Spendenbescheinigung zu. Dabei ist bitte darauf zu achten, dass die Spender in den Verwendungszweck ihre Adressdaten schreiben. 

Bei Spenden unter einem Betrag von 200,00€ reicht dem Finanzamt als Spendenbescheinigung ein "vereinfachter Nachweis" der Überweisung, bspw. ein PC-Ausdruck der Überweisungsbestätigung oder eine Kopie des Kontoauszugs. Daher stellt die Stadt Osterode am Harz für Spendensummen unter 200,00€ keine Spendenbescheinigungen aus. Der Betrag von 200,00€ gilt übrigens für jede Einzelspende, nicht für die Summe der im Jahr geleisteten Spenden.

 

Spendenvorschläge und Verlosungsverfahren

Jedes Team kann mit der Anmeldung einen unverbindlichen Spendenvorschlag machen. Wichtig: Vorgeschlagener Empfänger muss ein(e) als gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Zwecke verfolgende, anerkannte(r) Organisation/Verein sein, keine Privatperson. Formal ausgedrückt: Es muss sich um einen Zuwendungsempfänger im Sinne des. §10b Abs. 1, Satz 2 des Einkommensteuergesetzes handeln. 

Sehr gerne können die zu unterstützenden Projekte auch detailliert beschreiben werden. Der Spendenvorschlag wird spätestens bis zum 31.07.2018 per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! gesendet.

Eine Jury prüft die Spendenvorschläge auf die Gemeinnützigkeit. Direkt nach Zielschluss des Harzer Hexentrails findet die Verlosung der Spendengelder statt. Welche Projekte in den vergangenen Jahren mit Spenden bedacht worden sind, ist in unserem Hexentrail-Archiv dargestellt.

 

Startunterlagen

Die Startunterlagen können am Freitag dem 24.08.2018 zwischen 16:30 Uhr und 20:30 Uhr in der Stadthalle Osterode am Harz abgeholt werden. Ab 18:00 Uhr findet eine Pastaparty statt, welche für die Teilnehmer am Harzer Hexentrail kostenlos ist (Gutscheinsystem). Um 19:00 Uhr findet ein Streckenbriefing für die Teilnehmer und weitere Interessierte in den Räumlichkeiten der Stadthalle statt. 

Die Startunterlagen sind grundsätzlich am Freitag abzuholen. Es gibt keine Notregistrierung am Tag der Veranstaltung. 

Bei der Startnummernausgabe sind persönlich unterschriebene Haftungsausschlüsse aller Team-Teilnehmer abzugeben. Können nicht alle Mitglieder eines Teams bei der Startnummernausgabe anwesend sein, so hat die Person, welche die Startunterlagen abholt, für alle nicht anwesenden Team-Teilnehmer die im Vorfeld ausgefüllten und unterschriebenen Haftungsausschüsse mitzubringen. Der Haftungsausschluss kann unter folgendem Link heruntergeladen werden: Haftungsausschluss

 

Während des Laufes... (Ausschilderung / Verpflegung / Sicherheit)

Die Strecke ist mit Schildern und Kreidespray (pink) ausgezeichnet. An allen Wegzweigungen gibt es ein entsprechende Hinweisschilder und Markierungen. In Abständen von 5 KM wird auf die noch zu bewältigende Strecke hingewiesen (z.B. "Noch 25 KM"). Checkpoints und Wasserpunkte werden gesondert ausgewiesen.

Die Teams werden an allen Checkpoints und Wasserstellen mit Flüssigkeit und Nahrungsmitteln versorgt. Die angebotene Verpflegung variiert von Checkpoint zu Checkpoint. Zum Pflichtgepäck jedes Teilnehmers gehören mindestens ein Liter Wasser in einer wieder auffüllbaren Flasche sowie die Stempelkarte (mit allen Notfallnummern auf der Rückseite - ein Exenplar pro Team) und ein Mobiltelefon.

Die Sicherheit auf der Strecke ist durch das DRK geregelt, u.a. durch den Einsatz von Quads. Zwei Ärzte stehen im Verlauf der Veranstaltung im Notfall zur Verfügung.

Auf der Strecke bleiben die Teammitglieder immer beieinander, es sollte stets Sichtkontakt zwischen sämtlichen Teammitgliedern bestehen. Fällt ein Teammitglied aus, so darf das Team bei mindestens drei verbliebenen Mitgliedern weiterlaufen. Beim Ausfall von mehreren Teammitgliedern haben sich die verbliebenen Teammitglieder (eine bzw. zwei Personen) einem anderen Team anzuschließen. Der Ausfall eines Teammitglieds muss am nächsten angelaufenen Checkpoint (oder auch Wasserstelle) sofort angezeigt werden.

Jedes Team hat während des Laufes die Aufgabe, an sämtlichen korrespondierenden Stempelstellen der "Harzer Wandernadel" sich jeweils einen Stempel auf die vorbereitete Stempelkarte zu stempeln. Im Ziel wird überprüft, ob alle Stempel vorhanden sind, ansonsten kommt es zu einer Disqualifikation. Befindet sich an einer Stempelstelle kein Stempel (z.B. weil dieser gestohlen wurde), so trägt das Team die im Stempelkasten stehende Nummer auf der Stempelkarte ein. Die Stempelstellen werden durch Schilder gesondert ausgewiesen.

 

Im Ziel und nach dem Lauf...

Die Teams laufen zu einer selbst ausgewählten Einlaufmusik im Ziel im Osteroder Kurpark ein. Im Ziel gibt es ein Zieleinlaufgetränk.

Nach dem Lauf besteht für alle Teilnehmer des Harzer Hexentrails die Möglichkeit, kostenlos im Freibadbereich des ALOHA zu duschen (natürlich warm). Das Freibad ist fußläufig erreichbar und befindet sich ungefähr 300m vom Zielbereich des Hexentrails entfernt. Bitte beachten: Das ALOHA schließt um 19:30 Uhr.

Direkt nach dem Zielschluss um 21:00 Uhr findet die Verlosung der Spendengelder in der Stadthalle in Osterode statt. Die komplette Spendensumme wird dabei verlost. 

Nach der Verlosung wird die Veranstaltung "Harzer Hexentrail" offiziell beendet.

 

Hinweise zu Nach- und Ummeldungen sowie weiteren Veränderungsmeldungen

Grundsätzlich gilt: Wenn ein Team in irgendeiner Form eine Veränderungsmeldung mitteilen möchte, so sollte dieses per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! geschehen.

Nachmeldungen: Möchte ein Team sich vergrößern, so schreibt ein Teammitglied des bereits angemeldeten Teams eine Mail (Adresse siehe oben), in welcher der Teamname (oder auch Teamnummer), der Name des Teilnehmers / der Teilnehmerin sowie die IBAN des Kontos, von welchem das Startgeld per Lastschrift eingezogen werden darf. Es ist dabei zu beachten, dass sich bei weiteren Teilnehmern auch die Höhe der Mindestspendensumme erhöht, nämlich um 120,00€ pro Person.

Ummeldungen: Falls, aus welchen Gründen auch immer, ein Teammitglied ausfällt und durch jemanden anders ersetzt wird, so reicht eine entsprechende Mail mit den Namen der betroffenen Personen an die bekannte Adresse. Zu beachten ist: Ein Team hat immer aus mindestens vier Personen zu bestehen. So ist es bspw. natürlich auch möglich, dass ein Team, welches sich mit sechs Personen angemeldet hat, auch mit fünf Teilnehmern startet, wenn es keinen Ersatz finden sollte. Einen Anspruch auf die Rückzahlung von bereits geleisteten Startgeldern gibt es jedoch nicht.

Veränderung der Spendensumme: Die Höhe der insgesamt zu zahlenden Mindestspende entspricht der Anzahl der Teammitglieder am 31.07.2018 (Anmeldeschluss). Die Spendensumme errechnet sich, indem man die Anzahl der Teilnehmer mit 120,00€ multipliziert.

Weitere Veränderungen: Bis zum 31.07.2018 (Anmeldeschluss) ist es für die Teams auch möglich, die gewählte Streckenlänge zu verändern. Auch hier reicht eine entsprechende Information per Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein! 

 

Bei noch ausstehenden Fragen schreiben Sie bitte eine Email an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!